Folge 75 - Wer vertritt überhaupt den Bürgermeister (im Urlaub)?

00:00:06: Der Bürgermeister-Podcast, der Podcast für Bürgereisterinnen und Bürgemeistern – und für alle die es werden wollen.

00:00:14: Willkommen zum Bürgermester-PodCast im Ort an dem wir all jene Themen beleuchten, die unsere Bürgerveisterinnen oder Bürg gemeistert bewegen!

00:00:24: Wir sind Gudrun Karpnik...

00:00:26: ...und Josef Anhichhofer.

00:00:28: Zusammen

00:00:28: sind wir die Bürgeremestercoaches.

00:00:31: Wir tauchen in die Welt der Bürgermaisterinnen & Bürgmeister ein.

00:00:34: Wir sprechen mit Ihnen, diskutieren mit Experten aus der Kommunalpolitik und teilen Einsichten und Erfahrungen die Bürgermeister in ihrer täglichen Arbeit weiterbringen.

00:00:54: Willkommen zum Bürgemeister-Podcast!

00:01:00: In unserer letzten Folge haben wir ja darüber gesprochen ob Bürgmeister überhaupt Urlaub machen dürfen – und die Antwort dabei war eindeutig Ja.

00:01:10: Und heute wollen wir die logische Folgefrage beantworten.

00:01:14: Wer führt eigentlich die Gemeinde?

00:01:16: wenn der Bürgermeister die Bürgemeisterin auf Urlaub ist.

00:01:21: Ja, hallo liebe Gudrun!

00:01:22: Es ist natürlich eine wichtige Frage denn Erholung funktioniert ja nur dann, wenn die Vertretung klage regelt ist und gute Nachricht lautet.

00:01:32: Sämtliche Gemeindeordnungen in den österreichischen Bundesländern enthalten dazu eindeutige Bestimmungen.

00:01:37: also wie ist die Vertrettung bei Abwesenheit der Bürgamesterin des Bürgameisters organisiert?

00:01:45: Und die Details unterscheiden sich zwar vom Bundesland zu Bundesland nicht groß, muss ich auch dazu sagen.

00:01:51: Aber das Grundprinzip ist überall das Gleiche.

00:01:54: Eine Gemeinde muss jederzeit handlungsfähig bleiben in Kärntenregeltoß.

00:01:59: Die Kärntnergemeindeordnungen wie die anderen Gemeindeordningen in den anderen Bundesländern sehr klar über die Vertretung durch die Vizepürgermeister oder In anderen Bundesländern gibt es ja oft nur einen, also eine Vertretung über den oder die Vizepürgermeister.

00:02:17: Ja was sagten die Kärntner Gemeindeordnung dazu konkret?

00:02:21: Bei uns ist festgelegt dass die VIZEPÜGERMEISTER nach ihrer Reihenfolge der Erste und wenn er der erste Ahnete ist der zweite VIZepürgermeister den Bürgermeist im Fall seiner Verhinderung vertreten müssen und dürfen Und das gilt ausdrücklich auch bei Urlaub und die Vertretung erfolgt in einer Reihenfolge ihrer Wahl, also zuerst der Erste an der Zweite.

00:02:42: Und auf den Hintergrund liegt jedenfalls dann vor, wenn der Bürgermeister länger als zwei Wochen – entweder erst durch Krankheit, Urlaub oder sonstigen Gründen, Kuraufenthalt wie auch immer – oder sonstige Gründe seine Geschäfte eben nicht vom Gemeindeamt ausführen kann?

00:03:02: Und das heißt also, die Gemeinde bleibt auch während eines längeren Urlaubs vollhandlungsfähig und es geht's ja eigentlich.

00:03:08: Auf alle Fälle – und das muss auch so sein, weil sonst hätte man tatsächlich ein Problem – und diese Vertretung ist gesetzlich vorgesehen.

00:03:17: Während dieser Zeit gelten die Vorschriften, die für den Bürgermeister gelten, auch für seine Vertreter.

00:03:22: Was heißt?

00:03:23: Die erste Vizepürgermeisterin der Erste Vizipürgermäster ist mit vollen Rechten und Pflichten.

00:03:30: Der ist in dieser Zeit Bürgermeister und tritt an die Stelle des Verhinderten, quasi des verhinderten Bürgermesters.

00:03:38: Und der übernimmt also alle notwendigen Entscheidungen und auch alle repräsentativen Aufgaben in der Zeit.

00:03:45: Weil für die Bürger ist er am Ende entscheidend das die Gemeinde funktioniert und ob gerade da Bürgemeister oder dazuständige Vizepürgermeisters unterschreibt oder an Termin wahrnimmt oder ringende Entscheidung aufbereitet Sollte im Alltag Carole Spüln.

00:03:58: wichtig ist einfach, dass die Zuständigkeiten da klar kredelt sind.

00:04:02: Das mal wesentlich!

00:04:02: Aber eben wenn es länger als zwei Wochen ist und was können der Bürgermeister für die Praxis dazu mitnehmen?

00:04:11: Ja also mein wichtigster Rat wäre mal das die Vertretung nicht aus dem letzten Arbeitstag vom Urlaub zu organisieren ist aber versteht sich in Wahrheit von selbst wird aber nicht immer so gehandhabt Und deswegen bereiten gute Gemeinden und da gute Gemeindeorganisation solche Abwesenheit, die haben das im Schublade quasi.

00:04:34: Und bereiten es rechtzeitig vor.

00:04:36: Dazu gehört eine saubere Übergabe, klare Ansprechpartner, Abstimmung mit der Umzuleitung und auch das Vertrauen vom Bürgermeister natürlich in die eigene Mannschaft.

00:04:46: Ich empfehle daher immer einige Tage vor dem Urlaub oder überhaupt generell in der Gemeinde-Organisation im Ablauf Das muss jetzt eine kurze Abstimmung zwischen Bürgermeister, Vizepürgermeisters und Anzleiter geben.

00:04:58: Und dabei wird ihm geklärt, welche Termine stehen an?

00:05:01: Wie sind die nächsten zwei, drei Wochen organisiert?

00:05:05: Welche Entscheidungen werden anfangen oder finden in dieser Zeit statt?

00:05:10: Gibt es sensible Projekte oder Baustelle wo man vorsichtig sein muss oder die man entsprechend vorbereiten muss?

00:05:16: Und wer ist ansprechpartnerberingenden Fragen?

00:05:21: Du, das klingt eigentlich eh weh bei einer ordentlichen Übergabe in einem Unternehmer.

00:05:25: Das ist

00:05:26: nichts anderes.

00:05:27: Es braucht Vertretungsregelung und Gemeinden.

00:05:31: die werden auch heute professionell oder während viel professioneller geführt und eine strukturierte Übergabe schafft einfach Sicherheit und verhindert Missverständnisse.

00:05:42: Und gibt es dazu?

00:05:43: wird sie sicher eine Checkliste geben?

00:05:45: Genau!

00:05:46: Das ist gar keine Doktorarbeit gar nicht hochwissenschaftlich und kompliziert.

00:05:52: Erstens, welche Termine und Veranstaltungen müssen abgestimmt werden?

00:05:56: Was steht in den nächsten zwei bis drei Wochen an?

00:05:59: Zweitens, ich muss den Vizepygameister oder die Vizipygermeister – das mache immer gemeinsam mit dem Anzleiter natürlich – über die laufenden Projekte und alles was sie in den nexten Wochen ansteht und Entscheidungsreif ist informieren und koordinieren.

00:06:17: Drittens wird auch alles, was Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit ist.

00:06:22: Wer ist bei Medienanfragen?

00:06:24: Und wer ist für sensible Anfragen zuständig?

00:06:28: Wer macht das?

00:06:28: Macht es der Vizepürgermeister?

00:06:30: Wird es eine Gemeindeverwaltung delegiert?

00:06:31: Wie ist das an einen Ausschussopfer?

00:06:34: Also wie ist das geregelt?

00:06:38: Viertens jedenfalls Notfallkontakte.

00:06:41: Wie bin ich im äußersten Notfall?

00:06:42: Und bitte auch den Notfall definieren!

00:06:47: Ich muss dann wissen, ob ich eine eigene Telefonnummer im Urlaub mit oder bin ich nur über mein Unterkunft erreichbar?

00:06:55: Oder wie immer.

00:06:57: Und die muss mich als Bürgermeister darauf verlassen können, wenn das Telefon läutet oder wenn ich versucht, wenn ich erreicht werden muss... Da muss der Hult brennen quasi und sonst muss ich mir darauf verlosen können, dass alles andere organisiert ist Dann natürlich mit der Amtsleitung das alles abstimmen, eben die Erreichbarkeiten, die wir gerade gesprochen haben und in sozialen Medien oder die Öffentlichkeit.

00:07:25: Oder zumindest meine Mitarbeiter, die wesentlichen Stakeholder und die Gemeindevertrettung darüber informieren Feuerwehrkommandanten und Co.

00:07:36: Wie schaut die Vertretungsregeln raus?

00:07:38: Und wie ist das jetzt alles organisiert?

00:07:40: Das wär so!

00:07:42: Wenn ich das alles gemacht habe, dann habe ich schon viel gemacht und viele Unklarheiten aus dem Weg geräumt.

00:07:53: Das betrifft die Vertretungsregelung während der Abwesenheit?

00:07:58: Wie schaut es mit der Erreichbarkeit aus?

00:08:00: wie erreichbar sollte ein Bürgermeister im Urlaub eigentlich sein?

00:08:05: Ein bisschen habe ich es schon angesprochen, als überzogen für Notfälle ja.

00:08:09: Das ist eigentlich fast eine Verpflichtung.

00:08:12: Für notfälle nahe?

00:08:13: Ja!

00:08:14: Für das Tagesgeschäft nein wenn man so auf den Punkt bringen will.

00:08:18: Wenn ich ständig E-Mails oder mein Handy checken muss und Telefonate führt dann kann ich gleich zu Hause bleiben weil dann bin ich nicht im Urlaub.

00:08:28: Und die Vertretung muss das vertrauen haben in die Vertretung das Vertrauen haben, wie eine Vizepygermeisterin zum Vizipygermeisters, dass sie auch Entscheidungen treffen können müssen und zollen.

00:08:43: Ja also nichts für Control Freaks hätte ich mal gesagt!

00:08:47: Aber so manche Bürgermeister haben ja nämlich doch die Sorge, dass in ihrer Abwesenheit ja etwas schiefgehen könnte oder schief geht.

00:08:55: Du hast gerade einen sensiblen Punkt angesprochen.

00:08:57: Da haben sich natürlich einige Bürgermeister sehr schwer oder da haben sich grundsätzlich Menschen schwer, die gewohnt sind Verantwortung zu übernehmen, Verantwortung auch auszuübern.

00:09:08: und jetzt bin ich ja mal zwei Wochen oder drei Wochen in einer Rolle wo ich das jemanden anders überlassen muss.

00:09:16: aus ihrer Sicht Und das ist in der Regel kein Problem der Vertretung, sondern auch der Organisation und vom einen Mindset.

00:09:23: Und eine starke Gemeindeführung – es muss wahrsorgen – zeichnet sich dadurch aus, dass Obläufe einfach funktionieren und Verantwortung nicht auf eine Schulter, sondern auf mehrere Schultern verteilt werden wird und werden kann.

00:09:36: Und ein guter Bürgermeister baut dort ein Team auf und sie machen sich nicht unersetzbar.

00:09:42: Wir wissen, dass da einige Probleme haben damit.

00:09:47: Es solle auch Persönlichkeitstypen geben, die sich viel unersetzbar halten.

00:09:53: Das ist in dem Fall eine Logikentverranie weg sein und immer alles machen.

00:09:58: aber wie gesagt der Mensch ist keine Maschine!

00:10:02: Delegieren muss man kennen.

00:10:03: Das war bei irgendeiner Folge von Kaisermühlen plus, kann ich noch

00:10:07: erinnern.

00:10:08: Aber so eine gute Vertretungsregelung ist ja eigentlich auch ein Zeichen für gute Führungen.

00:10:14: Ja

00:10:14: absolut liebe Gurren!

00:10:16: Also wer Verantwortung übernimmt der muss auch Verantwortung teilen können.

00:10:20: So ein starker Gemeinde erkennt man halt daran dass er dann gut funktioniert und ein Bürgermeister einmal zwei Wochen in die Berge unterwegs ist, am Meer sitzt oder was auch immer tut und eben nicht alle Telefonate und E-Mails entgegennimmt.

00:10:38: Schaut's ja!

00:10:40: Und was passiert wenn jetzt Bürgermeister und Vizepürgermeisters gleichzeitig verhindert sind?

00:10:48: Liebe Gute und Du weißt wir leben in Österreich und für Österreich gibt es für alles eine Regel und auch dafür gibt es eine Regelung.

00:10:57: Also wenn jetzt so wie bei uns in Kärnten, wenn der Bürgermeister abwesend ist und beide Vizepürgermeisters verhindert sind.

00:11:07: Es gibt ja nichts was es nicht gibt kommt selten bis nie vor.

00:11:10: aber wir gehen davon aus für den Fall des Falles.

00:11:15: Dann muss der Gemeinderat weil dann gibt's ja immerhin auch noch unverzüglich zum Treten und aus seiner Mitte einen Vertreter wählen.

00:11:25: Also es ist nicht automatisch, dass Dienst älterste Gemeinderotsmitglied, sondern der Gemeinderat muss dann sagen lieber Freund oder liebe Freundin das bist jetzt du.

00:11:35: Wir wählen dich für die Zeit, für die zwei Wochen, für drei Wochen und für vier Wochen je nachdem.

00:11:42: Dich als quasi Geschäftsführer einer Bürgermeister also die gemeinnahe Ordnung hat.

00:11:47: auch für diesen Ausnahmefall Ich kenne gar keinen aus der Praxis, muss ich auch sagen.

00:11:53: Aber für diesen seltenen Ausnahmefall ist vorgesagt.

00:11:56: Selbst für da?

00:11:57: Okay!

00:11:58: Wüsste jetzt gar nicht ob es vielleicht in einer Coronazeit solche Fälle gegeben hat aber da müsste man mal recherchieren.

00:12:05: Kann ich dir ja sagen also zumindest bei uns im Kern nein weil das war alles so kurzfristig und wenn wirklich einmal... Also für den Fall der Fälle dass alle da niedergelegen wären Das sind alle an der Niedergelegenheit gelegen und das war überhaupt als ob es ein Schaum gebremst hat, muss man ja sagen.

00:12:23: Also dein Fazit lautet somit Urlaub?

00:12:26: Ja!

00:12:27: Urlaub ist möglich wenn die Vertretung gut vorbereitet ist.

00:12:31: Ja, also Urlaub ist auch möglich.

00:12:33: Wenn die Vertretung nicht gut organisiert ist nur dann ist es in der Regel kein Urlaub!

00:12:39: Also entspannter ist einmal.

00:12:40: definitiv wenn das so ist und wir haben da gesetzliche Klarheit und die organisatorische Klarheit demus eben der Bürgermeister selber schaffen und wer rechtzeitig geplant sauber übergibt und vertrauen in sein Team hat kann seinen Urlaub genießen und die Gemeinde ist trotzdem bestens betreut.

00:12:59: Ja, dann sage ich mal Danke im Namen der Zuhörer Liva Josse für diese praxisnahen Tipps.

00:13:04: Ja gerne und davon ist anstelle allen Bürgermeisterinnen und Bürgermäestern einen erholsamen Urlaub wünschen, weil mit gut geregelter Vertretung.

00:13:15: Genau!

00:13:15: Mit gut geregalter Vertretern.

00:13:16: Dann sage ich einmal danke fürs zuhören und bis zur nächsten Folge unseres Bürgemeister Podcast.