Folge 71 - Direktvergabe Teil 2: wenn einfach plötzlich heikel werden kann und worauf Sie achten müssen.

00:00:06: Der Bürgermeister-Podcast, der Podcast für Bürgereisterinnen und Bürgemeistern – und für alle die es werden wollen.

00:00:14: Willkommen zum Bürgermester-PodCast im Ort an dem wir all jene Themen beleuchten, die unsere Bürgerveisterinnen oder Bürg gemeistert bewegen!

00:00:24: Wir sind Gudrun Karpnik...

00:00:26: ...und Josef Anhichhofer.

00:00:28: Zusammen sind wir die Bürgermeistercoaches.

00:00:31: Wir sprechen mit Ihnen, diskutieren mit Experten aus der Kommunalpolitik und teilen Einsichten und Erfahrungen die Bürgermeister in ihrer täglichen Arbeit weiterbringen.

00:00:57: Herzlich willkommen bei einer neuen Folge bei uns im Bürgemeister-Podcast!

00:01:02: Heute geht es in den zweiten Teil zum Thema Direktvergabe und wir sind mit unserer Vergaberechtsexpertin mit der Gudrun beim letzten Mal stehen geblieben bei der Frage Wenn ich Angebote einhole, aber keine drei Angebote bekomme.

00:01:22: Ist das ein Problem?

00:01:24: Oder wie gehen wir damit um?

00:01:26: Herzlich willkommen liebe Gudrun!

00:01:28: Bitte sehr.

00:01:29: Ja hallo lieber Seppe.

00:01:30: ja genau direkt vergabe das klingt immer so verführerisch Aber einfach heißt nicht immer wirklich einfach kann auch heikel werden und Wir schauen uns in dieser folge und jetzt im zweiten teil eben an wie man mit der Dokumentation umgeht und vor allem jetzt auch, wenn man Angebote angefragt hat und jetzt einfach keine drei Angebote eingehen.

00:01:52: Das kann einfach passieren!

00:01:54: Ja, und wenn es am Markt dann tatsächlich nur sehr wenige geeignete Anbieter gibt, dann ist das heutzutage so, dass man halt nicht mehr Angebote bekommt.

00:02:03: Es können auch besondere Kompassibilitätsanforderungen eine Rolle spielen oder Trinklichkeit.

00:02:09: aber der Gesetzgeber nimmt eben darauf bedacht dass im sachliche Gründe durchaus vorliegen können und das rechtfertigen würden, wenn eben keine drei Angebote oder Preisauskünfte eingeholt werden können.

00:02:23: Wichtig ist aber der sachliche Grund muss dokumentiert werden.

00:02:27: es reicht also nicht im Nachhinein zu sagen Wir kennen halt nur dieses eine Unternehmer.

00:02:33: Und in dem Zusammenhang möchte ich auch noch erwähnen, wenn die Voraussetzungen für eine Direktvergabe gegeben sind und sie auch die Dokumentationspflichten einhalten ist es ihr gutes Recht eine direkte Vergabe zu wählen.

00:02:49: das heißt kein Unternehmen kann einen Auftraggeber zwingern jetzt sein Angebot zu nehmen oder Trotzdem ein Angebot vorliegt das auch zu prüfen, wenn sich der Auftraggeber schon für einen Unternehmern und eine Direktvergabe entschieden hat.

00:03:05: Auch gut und wichtig zu wissen!

00:03:08: Und es gibt ja neben der Direkt Vergabe auch die Direkt-Vergabe mit vorherriger Bekanntmachung – was ist da der Unterschied, liebe Gudrun?

00:03:17: Also mal diese Direktvorgabe ohne vorherrige Bekanntmachen, das ist einmal diese klassische einfache Reform.

00:03:24: Das heißt, die Gemeinde spricht ein oder mehrere Unternehmen direkt an und holt Angebote aus Auskünfte.

00:03:31: Ab einem Auftragswert von fünfzigtausend darunter muss es das nicht machen und vergibt dann den Auftrag.

00:03:38: So, und bei einer Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung ist man einfach transparenter.

00:03:43: Das ist so eine Art Zwischenform hin auch zu verfahren.

00:03:47: die Gemeinde vergibt dann nicht einfach direkt an einen Unternehmern sondern sie macht vorher eine öffentliche BekanntMachung dass sie eben eine Leistung vergeben möchte Und interessierte Unternehmen können sich da melden.

00:04:03: Danach kann die Gemeinder aus diesem Kreis auswählen muss es aber nicht und dann den Auftrag vergeben.

00:04:09: Das Verfahren bleibt also somit schlanker, als immer.

00:04:13: ein großes offenes Verfahren ist aber viel transparenter.

00:04:19: Also diese Art des Verfahrens ist ja vor allem bei Bauaufträgen interessant, weil bei Dienst- und Lieferaufträgern hat man ja ohne dies bei beiden in beiden Fällen die Hundertvierzigtausend Euro Grenze.

00:04:30: Aber bei Bauaufträgen ist das sehr interessant hier eine Direktvergabe zu machen mit vorheriger Bekanntmachung, weil da es der Schwellenwert liegt ja doch schon bei zwei Millionen Euro.

00:04:44: Bleiben wir bei den Bau-Projekten, oder bei Bauaufträgen gibt es ja oft mehrere Gewerke.

00:04:50: Und wie geht man da mit der Direktvergabe um?

00:04:54: Da kann sich auch heikel werden, oder?

00:04:56: Ja also... Also bei der Auftragswertschätzung ist das besonders wichtig.

00:05:01: Die Auftraggeber sind oft sehr kreativ, wenn es darum geht dass gewisse Auftragswerte nicht allzu hoch werden einfach um im Direktvergabe Modus bleiben zu können oder einfachere Verfahren weden zu können.

00:05:16: aber bei Bauaufträgen ist die Auftragsschätzung besonders wichtig weil Bauvorhaben aus mehreren Gewerkenlosen bestehen etwa Elektro, Heizung, Sanitär, Maler, Baumeister und so weiter.

00:05:31: Und in vergaberechtlicher Hinsicht darf man jetzt nicht nur auf das einzelne Geberg schauen, wenn es Teil eines Gesamtbauvorhams ist.

00:05:40: Weil sonst könnte man sagen die Elektroleistung liegt ja eher unter den Fünfzigtausend oder unter den Hundertvierzigtausenden usw.

00:05:49: Also da ist schon wichtig dass man immer das gesamte betrachten muss den geschätzten Gesamtwert aller Zusammengehörigen lose.

00:06:01: Das heißt, man darf ein Bauvorhaben nicht künstlich in kleine Teile zerlegen nur um unter den Wertgrenzen zu bleiben.

00:06:10: Also da gibt es im Gesetz schon Sonderregelungen und Vereinfacherung für kleine Lose in einem Gesamtbauporhaben aber das machen wir mal in einer eigenen Folge.

00:06:23: Liebe Gudrun, wo sind denn so typische Fehler oder Fallen bei Direktvergaben?

00:06:29: Ja also so ein klassischer häufiger Fehl ist einfach eine fehlende oder eine zu knappe Auftragswertschätzung.

00:06:36: Also man vergibt... einfach ohne vorher sauber zu schätzen.

00:06:42: Das ist eine ganz wesentliche Auftragswertschätzung, also wenn man sie selber nicht machen kann dann sollte man sich an Experten hinzuziehen der das dann für Anmacht.

00:06:53: ein zweiter Fehler ist einfach dieses künstliche Aufteil von Leistungen in Losen.

00:06:59: besonders bei Beaufträgen ist es riskant weil einzelne Gewerke auf Teil eines einheitlichen Bauvorhang sind, wie wir gerade vorhin gehört haben.

00:07:07: Ja und ein dritter Fehler ist die fehlende Dokumentation.

00:07:11: Die Entscheidung kann ja inhaltlich völlig vertretbar sein aber wenn halt nichts im Vermehrung im Akt steht dann ist es später immer schwer zu erklären Und das ist unabhängig jetzt von der neuen Regelung im Vergabe-Restgesetz XXI wichtig.

00:07:29: Ich habe meinen Auftrag geben, dass mein Kunden immer schon den Vergabevermerk als ein wichtiges Vergabeinstrument empfohlen und mache das auch immer am Ende einer jeden Vergabe.

00:07:40: Also jetzt nicht nur bei den großen Verfahren, da machst du es sowieso aber gerade auch bei den Direktvergaben weil so bleibt dann auch nachvollziehbar warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde.

00:07:52: Und dann gibt es noch einen vierten Fehler, das ist immer dieser reflexartige Griff zu bekannten Unternehmern.

00:07:59: Natürlich darf die Erfahrung eine Rolle spielen aber ein Gemeinde sollte schon immer auch prüfen ob es auch andere geeignete Anbieter gibt oder ob der Preis nach wie vor angemessen ist.

00:08:15: Gute und wie soll eine Gemeinde direkt vergaben machen?

00:08:19: was praktisch?

00:08:20: Was ist beim Dokumentieren wichtig?

00:08:24: Es braucht da jetzt nicht bei jeder Direktvergabe so einen riesigen Vergabeeakt.

00:08:27: Das ist gar nicht erforderlich, wichtig ist es braucht eine nachvollziehbare Dokumentation.

00:08:34: also so ein Vergabelvermerk bei einer Direkt-Vergabe dieser Einseiter und das sollte einfach stehen was wurde beschafft?

00:08:42: wie wurde der Auftragswert geschätzt?

00:08:44: Was waren die Gründe für die Wahl der Direkt Vergabe?

00:08:47: welche Unternehmer wurden angefragt?

00:08:49: Welche Angebote sind eingegangen?

00:08:52: Warum wurde dieses Unternehmen ausgewählt?

00:08:55: Ist der Preis angemessen?

00:08:58: oder wenn weniger als drei Angebote eingeholt wurden, gab es sachliche Gründe dafür.

00:09:03: Oder bei Losen wie wurde der Gesamtwert berechnet und warum wurde welches los mit welchen Verfahren zugeordnet und vergeben.

00:09:12: Das klingt vielleicht alles sehr formal aber in der Praxis ist das einfach der beste Schutz.

00:09:21: Danke Noch einmal, warum ist die Dokumentation so wichtig?

00:09:29: Einfach weil man Entscheidungen im Nachhinein erklären können muss.

00:09:34: Also oft wird eine Vergabe... Monate geprüft oder auch später, jetzt gar nicht im vergaberechtlicher Hinsicht.

00:09:40: Aber es kann ja sein dass durch einen Prüfungsausschuss, durch eine Gemeindeaufsicht, durch ein Rechnungshof oder auch in einem politischen Raum das wieder schlagend werden kann.

00:09:48: und da reicht's einfach nicht zu sagen damals war sehr e-cloa und noch verziehbar.

00:09:53: also es sollte schon irgendwo stehen.

00:09:56: denn so eine gute Dokumentation, da schützt ihr net nur die Gemeinde, die Amtsleitung Entscheidungsträger.

00:10:04: Es ist auch wichtig für das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger.

00:10:10: Gibt es da Standards?

00:10:11: Gibt's da Vorlagen, was würdest du von kleineren Gemeinden empfehlen die keine Vergoberechtsexperten haben?

00:10:20: Ja, gerade kleine Gemeinden brauchen ganz einfache Standards.

00:10:23: Es geht nicht darum jede Direktvergabe komplizierter zu machen als sie ist aber es sollte klare Mineschritte geben.

00:10:30: also einfach mit einer kurzen Leistungsbeschreibung was will man überhaupt haben an Leistungen?

00:10:35: weil das wird ja letztlich Vertragsbestandteil.

00:10:38: dann einfach eine nachvollziehbare Auftragswertschätzung auch relevante Auftragshöhe Dann eben dass man eben Angebote eingeholt hat ab fünfzigtausend Euro.

00:10:47: kurzer Angebots vergleich Und vor allem wichtig, sachliche Begründung und eine saubere Ablage im Vergabeakt.

00:10:55: Das ist kein Bürokratie-Monster auch wenn es sich danach anhört aber es ist auf jeden Fall eine Risikominimierung.

00:11:04: Alles klar!

00:11:05: Und eigentlich eh etwas was man eh durchgeht bei einer Vergabe dann schreibt man's halt noch nieder.

00:11:11: So

00:11:11: ist das ja.

00:11:13: Willst du mir und bitte unseren Zuhörer nochmal den Unterschied zwischen vergaberechtlich möglich und erlaubt?

00:11:22: Und haushaltsrechtlich, also bitte der sinnvoll erklären.

00:11:26: Ja sehr gerne!

00:11:28: Also vergaberechtlich geht es zunächst einfach um die Frage darf ich diese Leistung in dieser Form beschaffen, also vereinfacht formulieren vor allem auch bei direkt Vergabe?

00:11:40: ist sie zulässig von der Auftragsart her vom Auftragswert?

00:11:44: wurde der Auftrackswert richtig geschätzt die vergaberechtlichen Grundsätze eingehalten, insbesondere Gleichbehandlung, Transparenz angemessener Preis.

00:11:55: Haushaltsrechtlich geht es zusätzlich um die Frage Handliches Gemeinde sparsam wirtschaftlich und zweckmäßig?

00:12:04: Das heißt auch wenn das Vergaberecht jetzt eine Direktvergabe erlaubt sollte die Gemeinde prüfen ob der Preis angemessen ist und ob die gewählte Lösung wirtschaftlich sinnvoll ist.

00:12:17: Das heißt, vergaberechtliche Zulässigkeit ersetzt nicht die wirtschaftliche Verantwortung im Gemeindeamt

00:12:24: und in der Praxis macht man es ja oft genau umgekehrt nicht.

00:12:28: Man prüft jetzt erst kann man sich das Projekt überhaupt leisten oder und dann schaut man wie bringen wir das vergabrechtlich gut drüber?

00:12:39: Was ist jetzt für dich zum Abschluss vielleicht wesentlicher Punkt den unsere Bürgermeisterinnen und Bürgermäste aus dieser Folge jetzt mitnehmen sollten.

00:12:49: Also zentrale Botschaft ist, nutzen Sie die Möglichkeit der Direktvergabe aber nutzen sie sich sauber!

00:12:56: Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind dann ist die Direkt Vergabe einfach gesetzlich erlaubtes Verfahren.

00:13:03: Gemeinden dürfen Direkt vergeben – sie müssen es aber nicht.

00:13:07: Und gerade deshalb ist es auch wichtig bewusst zu entscheiden was die Direkvergaben in diesem Fall.

00:13:13: Und dann wird aus der Direktvergabe auch kein Risiko, sondern einfach ein praktikables Instrument für eine schnelle und rechtlich saubere Beschaffung.

00:13:23: Ja und in den Show-Not finden Sie dann eher auch eine Vorlage für einen einfachen Vergabevermerk.

00:13:30: Den stelle ich gerne bereit.

00:13:32: Nutzen sie denn gerne als ersten Orientierungspunkt.

00:13:36: Ja und wenn Sie bei einer konkreten Beschaffung unsicher sind, ob eine Direktvergabe möglich ist oder wie sie sauber dokumentieren können, dann mähen Sie sich gerne denn genau dabei unterstütze ich Gemeinden rechtlich sauber um den Blick auf die Umsetzung.

00:13:54: Und wenn ich auch noch eine Empfehlung abgeben darf, die Gudun ist da wirklich sehr kompetente und lösungsorientierte Ansprechpartnerin.

00:14:04: Vielen Dank, Gudrun!

00:14:05: Danke für diese praxisnahe Einordnungen.

00:14:08: ja und liebe Zuhörerinnen und liebe Zuhörer das war jetzt der zweite und finale Teil zu dem Thema der Direktvergabe nach dem neuen Vergaberechtgesetz aus dem Jahr.

00:14:23: Wir sind am Schluss.

00:14:24: Und wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, wir freuen uns immer über ein Like oder eine Bewertung und auch über Feedback und ihre Anregungen.

00:14:33: Auch wenn Sie für uns ein interessantes Thema haben, freuen wir uns über Ihre Zuschrift oder über Ihre Info.

00:14:41: Leiden Sie, wenn sie dieses Thema und diese Folge interessiert hat, gerne an Freunde und Interessierte weiter.

00:14:50: Noch einmal zur Erinnerung und danke dir dafür, liebe Gudrun!

00:14:53: Die Vorlagen für einen einfachen Vergabevermerk finden Sie in den Schonots.

00:14:59: Vielen Dank fürs Zuhören, alles Liebe und bis zur nächsten Folge in unserem Bürgermeister-Podcast!