Folge 70 - Direktvergabe: wenn einfach plötzlich heikel werden kann und worauf Sie achten müssen. Teil 1

00:00:06: Der Bürgermeister-Podcast, der Podcast für Bürgereisterinnen und Bürgemeistern – und für alle die es werden wollen.

00:00:14: Willkommen zum Bürgermester-PodCast im Ort an dem wir all jene Themen beleuchten, die unsere Bürgerveisterinnen oder Bürg gemeistert bewegen!

00:00:24: Wir sind Gudrun Karpnik...

00:00:26: ...und Josef Anhichhofer.

00:00:28: Zusammen sind wir die Bürgeremestercoaches.

00:00:31: Wir tauchen in die Welt der Bürgermaisterinnen & Bürgmeister ein.

00:00:34: Wir sprechen mit Ihnen, diskutieren mit Experten aus der Kommunalpolitik und teilen Einsichten und Erfahrungen die Bürgermeister in ihrer täglichen Arbeit weiterbringen.

00:01:16: Vergabe-Expertin, die Gudrun bei uns und liebe Gudrun, worauf müssen Gemeinden achten?

00:01:23: Damit eine Direktvergabe rechtlich sauber bleibt.

00:01:26: Ja hallo lieber Josef!

00:01:27: Die Direktvorgabe ist ein ganz brennendes Thema bei den Gemeinden.

00:01:32: Der wichtigste Punkt einmal einfach heißt jetzt nicht formfrei also nur weil es eine Direkvergabis heißt jetzt dass man alle Regeln außer Acht lassen kann.

00:01:42: Die Direktvergabe selbst ist zwar die einfachste Form einer öffentlichen Beschaffung, also eines öffentlicher Einkaufs.

00:01:48: Aber sie bleibt eine Vergabel im Sinne des Bundesvergabegesetzes.

00:01:52: Das heißt, die Gemeinden müssen prüfen – Ist da Auftragswert richtig geschätzt?

00:01:56: Ist das Unternehmen geeignet?

00:01:58: Ist der Preis angemessen und kann die Entscheidung später im Akt dann auch nachvollzogen werden?

00:02:04: Und gerade für Gemeinden ist es wichtig nur weil das Bundesvergategesetz eine direkte Vergabe zulässt heißt das noch nicht, dass man ohne Vergleich, ohne Dokumentation und ohne Begründung vergeben sollte.

00:02:18: Also die Direktvergabe muss schon nachvollziehbar bleiben.

00:02:21: Und das ist jetzt nicht nur wegen des Vergaberechts allein also schon auch aufgrund der haushaltsrechtlichen Grundsätze Spassamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, eh schon allseits bekannt.

00:02:32: Allein schon aus dem ergibt sich eine Gemeinde muss öffentliche Mittel möglichst schonend einsetzen.

00:02:39: Sie müssen also auch beim Einfachen einkaufen und jetzt unter Anführungszeichen prüfen, ob der Preis plausible ist und ob die Entscheidung auch sachlich begründet werden kann.

00:02:52: Guter Mann vielleicht noch mal zum Grundverständnis?

00:02:54: Was versteht man überhaupt?

00:02:55: und dann eine Direktvergabe?

00:02:58: Ja, wichtige Frage.

00:02:59: jetzt zum Verständnis nochmal!

00:03:01: Direktvergabe ist einfach eine stark vereinfachte Vergabe.

00:03:06: Es heißt aber nicht, dass es eine freie Vergabe ist.

00:03:10: also bei der direkten Vergabe wird eine Leistung unmittelbar von einem oder mehreren Unternehmen eingeholt und der Auftrag wird dann direkt vergeben.

00:03:20: Du brauchst kein verfahren dazu.

00:03:22: Du brauchts kein großes offenes Verfahren dazu mit einer öffentlichen Bekanntmachung, mit einer Angebotsfriest-, mit einer Angebotseffnung und Zuschlagsentscheidung wie bei den größeren Vergaben.

00:03:35: Typische Beispiele sind einfach so kleinere Planungsleistungen und Beratungsleistungen, Lieferungen aber auch Bauleistungen im Gemeindepereich.

00:03:46: Wichtig ist aber da die Gemeinde muss schon vorher prüfen ob die Direktvergabe vom geschätzten Auftragswert her überhaupt zulässig ist.

00:03:56: Also das Merksatz kann man mitnehmen, einfache Vergabe aber keine freie Vergabe.

00:04:01: So ist es, so ist es genau!

00:04:04: Was hat sich dadurch neue Vergaberechtsgesetz in den Jahr- und-Zwischen geändert?

00:04:11: Dieses Gesetz ist ja seit März zur Anwendung.

00:04:17: Das sind ganz wichtige Neuerungen im Bundesvergabegesetz, zwei Achtzehn in Kraft getreten und der Anderem eben dass die erhöhten Schwellenwerte für Direktvergaben ins Dauerrecht übernommen worden sind.

00:04:30: also bisher war das für viele öffentliche Auftraggeber aber auch für Gemeinden immer unübersichtlich weil im Bundes- vergabegestellten Selbststand lange Zeit ein niedriger Wert von fünfzigtausend Euro.

00:04:42: Daneben gab es immer so zeitlich befristete Schwellenwerteverordnungen, die diese Grenze dann angehoben haben zuerst auf hunderttausende Euro zuletzt dann auf hundertvierzigtausenden Euro netto wohlgemerkt und dadurch sind halt in der Praxis oft verschiedene Zahlen herumgeschwirrt.

00:04:59: Das heißt, hat sich bald keiner mehr ausgekannt.

00:05:02: Und mit dem Vergaberechtsgesetz zwei sechsundzwanzig ist das nun einfach klarer geregelt.

00:05:08: Das heißt, die höheren Schwellenwerte stehen jetzt direkt im Gesetz und sie gelten nicht mehr nur aufgrund einer befristeten Verordnung.

00:05:18: Und von welchen Schwellenswerten reden wir da jetzt noch?

00:05:21: Also im Endeffekt gibt es drei Zahlen, die man sich jetzt im Rahmen einer Beschaffung auf jeden Fall merken sollte – das sind einmal die Hundertvierzigtausend Euro, die Zweihunderttausende Euro und die Zweimillionen Euro.

00:05:33: Hundert vierzigtausenden Euro ist jetzt die Grenze für Direktvergaben bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im klassischen Bereich.

00:05:42: Die zweihunderttausend Euro, das ist jetzt eine wichtige Grenze für Bauaufträge.

00:05:49: Und wenn man eine Direktvorgabe mit vorheriger Bekanntmachung macht, da gilt ein Schwellenwert von zwei Millionen Euro.

00:05:58: Also bis zu einem Wert von zwei Million Euro ist eine direkte Vergabe möglich aber in dem Fall dann mit einer vorherigen Bekannte machen.

00:06:06: Was das dann genau ist, da kommen wir eh noch später in dieser Folge dazu.

00:06:11: Das heißt für Gemeinden ist es schon ein erheblicher zusätzlicher Handlungsspielraum also gerade bei Bauprojekten.

00:06:20: Aber dieser Spielraum bedeutet jetzt nicht weniger Sorgfalt.

00:06:23: Im Gegenteil, natürlich je höher der mögliche Auftragswert ist, desto wichtiger werden eine saubere Auftragswertschätzung.

00:06:30: Die bekommt dann eine ganz andere Wertigkeit.

00:06:33: Dann natürlich wesentlich die nachvollziehbare Verfahrenswahl und eine gute Dokumentation, warum dann eben in diesem Fall eine Direktvergabe gewählt wurde.

00:06:43: Können wir da vielleicht ein bisschen tiefer reingeben beim Thema Dokumentations?

00:06:47: Was bedeutet das?

00:06:49: Ja, die Dokumentation der Gesetzgeber hat jetzt die Schwellenwerte angehoben für Direktvergaben erhöht.

00:06:59: Aber er wollte einen Ausgleich in der Praxis.

00:07:02: Er hat gesagt okay ich mache jetzt höhere Schwellennwerte aber dafür bitte Leute haben wir mehr Transparenz dazu und eine Dokumentierung eben dazu um einfach eine Nachvollziehbarkeit herzustellen vor allem ab einem bestimmten Auftragswert.

00:07:19: Also der Deal sozusagen ist, wenn man eine Direktvergabe macht und der Auftragswert ist höher als fünfzigtausend Euro dann muss der Auftrageber zumindest drei Angebote einholen oder zumindest so unverbindliche Preisauskünfte.

00:07:38: Und die eingehaltenen Angebote oder Preisausskünfe und auch das Vorgehen selbst das ist dann entsprechend zu dokumentieren.

00:07:47: also Es ist zu erwähnen, was ist der Gegenstand?

00:07:50: Was ist das Wert des Auftrages und auch der Name des Auftragnehmers.

00:07:55: Wesentlich ist dann die Preisangemessenheit,

00:07:57: d.h.,

00:07:58: der Preis muss plausibel sein, muss realistisch abgebildet sein.

00:08:02: Das heißt jetzt aber nicht, dass am Ende zwingend immer drei Angebote vorliegen müssen.

00:08:07: Aber die Gemeinde muss das im Nachvollziehbar dokumentieren, dass sie sich darum bemüht hat ... Das heißt, wenn nur ein zwei Angebote eingehen oder wenn aus sachlichen Gründen weniger Anbieter angefragt werden muss das auch begründet werden und eben dokumentiert werden.

00:08:25: Was heißt es jetzt?

00:08:26: Ich muss mich darum bemühen...

00:08:30: Es ist ein witziger Wort weil im Gesetz aber das steht so drinnen also tatsächlich dass sich der Auftraggeber um drei Angebote beziehungsweise unverbindliche Preisauskünfte zu bemühe hat.

00:08:43: Das heißt jetzt nicht, dass man am Ende zwingend drei Angebote haben muss.

00:08:47: Aber es heißt das die Gemeinde ernsthaft versuchen muss vergleichswerte einzuholen.

00:08:53: In der Praxis bedeutet das ich frage einfach drei geeignete Unternehmen am, beschreibe die Leistung ausreichend klar und dokumentiere wann ich wen angefragt habe.

00:09:05: Und wenn da nur zwei Angebote kommen oder ein Unternehmer gar nicht reagiert ist das nicht automatischer Problem aber es muss halt im Akt zu drinnen stehen und nachvollziehbar sein.

00:09:16: Es kann ja auch sein dass man weniger als drei Unternehmens anfragt,

00:09:20: weil so oft gar nicht drei gibt, die das

00:09:22: anbieten.

00:09:23: Aber dann schreibt man das rein in den Vergabe von mehr.

00:09:26: weil es eben der Markt einfach nicht hergibt.

00:09:28: oder es kann auch technische Gründe geben, weil man halt weiß das kann nur der eine Anbieter so anbieten.

00:09:35: Eben aufgrund einer besonderen Kompatibilität im bestehenden System also vor allem bei technischen Leistungen da vorne.

00:09:42: Also ganz kurz gesagt Es geht also gar nicht um eine starre Formalität sondern einfach um ein nachweisbaren Versuch Vergleichbarkeit herzustellen.

00:09:52: Und jetzt hast du zuerst gesagt, man soll sich drei Zahlen merken und jetzt bist du gleich mit der vierten kommendfünfzigtausend

00:09:58: Euro.

00:09:59: Ja also ganz ohne Zahlen geht es halt einfach nicht!

00:10:02: Also die drei Zahlen von vorhin das heißt einfach okay bis dahin geht eine Direktvergabe.

00:10:08: Das ist einmal das Ahne.

00:10:10: Die Neuerung im Vergaberechtsgesetz XXI ist dass zusätzlich zu dieser Direkt Vergabe ist erlaubt, aber wenn man jetzt bei der Fünfzigtausend Euro Grenze ist dann besteht einfach eine höhere Dokumentationspflicht.

00:10:27: Das heißt die Gemeinde muss einfach nachweisen können.

00:10:30: wir haben den Markt nicht ignoriert.

00:10:32: Wir haben versucht mehrere Angebote oder zumindest Preisauskünfte einzuholen und vor allem auch der Nachweis dass die Entscheidung sachlich getroffen wurde.

00:10:43: Aber ich würde das sogar noch weiter fassen.

00:10:46: Auch unter die fifty-tausend Euro sollte oder ist eine Gemeinde auch nicht völlig frei und kann da frei und beliebig vergeben.

00:10:54: Allein aus haushaltsrechtlichen Gründen sind Vergleichsangebote, zumindest diese unverbindlichen Preisauskünfte auf Zinnfall.

00:11:05: Und viele Gemeinden haben ja sowieso ... interne Geschäftsordnungen, wo nach schon beaufträgen über zweitausendfünfhundert Euro eine Abstimmung mit dem Gemeinderat oder zumindest das Gemeindeverstand erforderlich ist.

00:11:17: Oder ohne dies Vergleichsangebote einzuholen sind.

00:11:21: also weil man sich da ehrlich ist es war ja eigentlich oder sollte im besten Fall schon vor diesem Vergaberechtgesetz sechsundzwanzig Usus gewesen sein ist im übrigen auch in der Privatwirtschaft üblich dass man sich einfach Vergleichsangebote einholten.

00:11:37: Auch wenn eine Direktvergabe keine freie Vergabe ist, zulässiges sollte man nicht automatisch nur an und bitte fragen.

00:11:45: Genau!

00:11:46: Also die Direkt-Vergabe erlaubt einfach ein einfaches Verfahren.

00:11:50: Sie bedeutet aber nicht dass man jetzt einfach frei ohne nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage vergeben kann soll.

00:11:58: Genau, also es ist gerade bei so wiederkehrenden Leistungen.

00:12:01: Bei Bauleistungen und Beratungsleistungen, bei Lieferungen ist das durchaus sinnvoll mehrere Unternehmen anzufragen.

00:12:08: Das schützt ja nicht nur das Gemeindepudget sondern auch die handelnden Personen.

00:12:13: Das darf ja auch nicht vergessen werden!

00:12:15: Wenn jetzt später jemand fragt, warum wurde eigentlich genau diesem Unternehmer der Auftrag erteilt?

00:12:22: Dann sollte man die Antwort einfach im Akt haben.

00:12:27: Das heißt aber auch automatisch nicht, dass man immer den billigsten Ampeter nehmen muss.

00:12:31: Entscheidend ist immer... dass die Auswahl sachlich begründet werden kann.

00:12:38: Es geht da gar nicht jetzt um den niedrigsten Preis oder etwa um den niedrigsten Stundensatz, sondern einfach um die Frage welche Lösung ist insgesamt wirtschaftlich?

00:12:49: Ein

00:12:51: Beispiel wäre eine Gemeinde arbeitet seit Jahren mit einem bestimmten Steuerberater zusammen.

00:13:00: Im reinen Stundensort ist dieser vielleicht sogar teurer als andere Anbieter.

00:13:05: Aber gleichzeitig kennt dieser Stolberater die Abläufe der Gemeinde, die Hand und den Personen, die bisherigen Fragestellungen und die internen Prozesse.

00:13:14: Und dadurch braucht er halt einfach weniger Einarbeitungszeit und kommt einfach schneller auch zu einem brauchbaren Ergebnis.

00:13:21: Das heißt in so einem Fall kann der höhere Stundensatz trotzdem wirtschaftlich vertretbar sein, wenn eben der Gesamtaufwand an sich geringer ist und die Entscheidung dann auch nachvollziehbar dokumentiert ist.

00:13:34: Gleichzeitig gilt aber auch zu betonen solche Vergleichswerte sind immer sinnvoll, denn wenn ich den Markt selbst kenne, dann kann ich dann auch besser beurteilen ob der Preis angemessen ist, also ob der Preis des bevorzugten Steuerberaters oder anderen Beraters oder sonstige Leistungen im Bereich Lieferung oder Baubereich angemessene ist.

00:13:57: Und so hat man dann einfach auch eine bessere Grundlage für Verhandlungen eben über Stundensatz- oder Kostendach-, oder ein paar Schalbetrag.

00:14:07: Also es geht gar nicht um billigst um jeden Preis, sondern einfach eine wirtschaftlich begründete Entscheidung und deshalb ist die Dokumentation so wichtig.

00:14:18: Einfach als kurzer Vergabevermerk oder saubere Aktnotiz denn wenn später jemand nachfragt das Kontrollamt prüft oder der Rechnungshofeinsicht nimmt dann muss die Entscheidung einfach nachvollziehbar sein.

00:14:32: Warum dieses Unternehmen, warum dieser Preis?

00:14:35: Warum dieses

00:14:35: Verfahren?".

00:14:37: Und mein klarer Rat ist dokumentieren Sie sofort.

00:14:40: Also nicht erst Wochen oder Monate später, denn später weiß man oft gar nicht mehr so genau welche Überlegungen dann ausschlaggebend waren.

00:14:50: Also wichtig aus deiner Sicht Angebote anfragen.

00:14:53: aber es ist kein Drama wenn's keine drei Angebote gibt.

00:14:57: So ist das kaum passieren.

00:15:00: und wie sie damit konkret umgehen können, dass erfahren Sie im zweiten Teil dieser Folge.

00:15:08: Das sind wir dann schon neugierig.

00:15:10: Dann danke dir für heute liebe Gudrun und Ihnen liebe Zuhörerinnen und liebe Zuchörer!

00:15:17: Und wie immer, wir freuen uns über Ihre Anregungen und über Ihr Feedback zu unserem Podcast.

00:15:22: Danke und bis zum nächsten Mal.